¿Cómo gestionar licencias digitales de productos de software?

Si tu catálogo cuenta con productos con licencias digitales para activación de software, podrás automatizar toda tu actividad gracias a las opciones que te ofrece Oceges.

Cuando un cliente compra una licencia digital, el principal requisito es el rápido envío de la misma, ya que una demora puede causar penalizaciones, malas reseñas, cancelaciones de pedidos o problemas mayores relacionados con tu cuenta. Por ese motivo, es fundamental poder actuar de la forma más rápida posible.

Con Oceges, el proceso estará automatizado de principio a fin, ya que:

1. Registramos tus pedidos en el sistema de forma unificada
2. Asignamos licencias a cada artículo
3. Aceptamos los pedidos de forma automática en la plataforma sin necesidad de que tengas que hacerlo manualmente
4. Enviamos las claves e instrucciones necesarias al cliente en menos de 5 minutos y sin errores
5. Confirmamos el envío de forma automática en la plataforma
6. Adjuntamos la factura al cliente

Tan solo deberás encargarte de añadir nuevas claves a tu stock para que el sistema gestione automáticamente el resto del proceso. A continuación, te detallamos todo lo que necesitas saber.

Gestión de claves de licencia

Activación de licencias en el producto

Cuando vendas un producto de licencia digital, deberás activar la opción en el mismo para poder gestionar sus claves. Para ello, cuando añadas un nuevo producto o edites uno existente, deberás activar la opción "licencia de uso digital (software)". También podrás adjuntar instrucciones de uso si es necesario desde el campo "Instrucciones de uso":

Tras activar la opción, verás la etiqueta de licencia digital en el listado de productos:

Creación, edición y eliminación de claves

Para gestionar las claves de un producto, ve a Catálogo > Ver productos. En el producto en cuestión, haz click en el botón Acciones > Gestión de licencias digitales. Llegarás a la vista de gestión de claves de dicho producto.

Para añadir una licencia a tu stock, haz click en el botón Añadir licencia de la esquina superior derecha. En la ventana emergente, podrás rellenar los siguientes campos:

• Nº licencia: es la clave de activación del producto
• Empresa: propietaria de la licencia
• Almacén: donde estará disponible la licencia. Las ventas consumirán el stock de las licencias disponibles en el almacén que tenga asignado
• Fecha de expiración: día en el que caducará la licencia (opcional)
• Adjuntar documento: instrucciones o documentación específica de la clave (opcional)

Tras añadir las licencias, podrás visualizarlas en la tabla:

Los campos disponibles en la tabla son, entre otros:

• Fecha creación: cuando el usuario registra la clave en Oceges. Marca el orden de asignación de claves a los pedidos, priorizando siempre las más antiguas
• Disponibilidad: vendida o disponible
• Fecha venta: cuando es vendida a un cliente
• Enviada al cliente:
  • En proceso: se ha vendido recientemente y está a la espera de ser enviada al cliente en los siguientes 5 minutos
  • Error: se ha intentado enviar al cliente y ha ocurrido algún problema
  • Finalizado: ha sido enviada correctamente al cliente
• Fecha envío: momento en el que es enviada al cliente a través de un mensaje dentro de la plataforma

Si necesitas editar una licencia, haz click en Acciones > Editar. Para eliminarla, haz click en Acciones > Eliminar. También podrás eliminarlas de forma masiva seleccionando las licencias y haciendo click en el botón general de Acciones > Eliminar licencias.

Si quieres añadir licencias de forma masiva, puedes hacerlo a través de la plantilla csv. Para ello, en el menú principal, ve a Importar archivo y, a continuación utiliza la plantilla "Añadir claves de licencia digital".

Plantillas de email de envío de claves

Tras la venta de una clave de licencia, es necesario enviar la información requerida al cliente. Esta información debe contener el cuerpo del mensaje, las claves correspondientes y los archivos de instrucciones necesarios para la activación de la licencia.

Para componer este mensaje, puedes definir plantillas de email personalizadas para cada uno de los productos. Para ello, desde la vista de gestión de licencias de un producto, haz click en el botón Plantillas de email en la esquina superior derecha y, a continuación, haz click en Añadir plantilla.

La plantilla se compone de la siguiente forma:

• Canal de venta e idioma: especifica para qué canal e idioma se utilizará dicha plantilla
• Texto inicial: es la cabecera del mensaje que se enviará al cliente
• Claves de licencia: un listado de las claves correspondientes a enviar al cliente
• Texto final: pie del mensaje

Una vez definida la plantilla, podrás previsualizarla y editarla.

Cuando se realice una venta de una licencia, en un intervalo de 5 minutos se enviará al cliente el mensaje correspondiente (a través del servicio de mensajería del marketplace) con toda la información, incluyendo tanto el archivo de instrucciones del producto como los posibles adjuntos que pueda contener cada una de las claves de licencia vendidas.

Podrás visualizar este mensaje en la correspondiente conversación con el cliente en el marketplace para su pedido en cuestión.

Si la venta contiene licencias de varios productos, se concatenarán todas las plantillas en un único mensaje, separando cada una de ellas con una línea de guiones (-----).

¿Qué ocurre si sufro una rotura de stock de licencias?

En caso de que vendas una licencia y no tengas stock disponible, el sistema te avisará automáticamente vía email. También verás una notificación en tu panel de notificaciones de Oceges, en la esquina superior derecha del menú:

Para evitar esta incómoda situación, puedes sincronizar el stock de tus licencias con todos los marketplaces donde vendas. Te explicamos detalladamente cómo hacerlo en esta guía.

¿Qué pasos debo seguir si vendo una nueva licencia?

Cuando añadas a tu catálogo una nueva licencia, es muy importante que la añadas primero en Oceges y tengas toda la información correctamente indicada. En caso contrario, el sistema no podrá identificar si un producto es una licencia y no podrá enviar la correspondiente información al cliente.

Para ello, el proceso que recomendamos seguir es el siguiente:

1. Activa o crea el producto en el marketplace correspondiente. Inicialmente, indica un stock de 0 unidades para evitar ventas antes de tener completa la configuración
2. Espera el tiempo necesario para que Oceges se sincronice con el marketplace y absorba la información del nuevo producto. Normalmente, esta información se sincroniza 1 vez cada hora
3. Tras sincronizarse, verás que el producto inicialmente aparece relacionado con el producto ERROR Producto sin relación
4. Crea la ficha del producto en el catálogo principal. Recuerda marcar la casilla "licencia de uso digital (software)"
5. Añade claves de licencia y define la plantilla de email para el nuevo producto
6. Relaciona el producto del marketplace con el del catálogo principal. Puedes hacerlo siguiendo los pasos de esta guía
7. Finalmente, sincroniza el stock del producto con el marketplace para comenzar a venderlo

Siguiendo estos pasos, asegurarás que todo funcione correctamente y sin errores inesperados.